In Ergänzung zu den Verfahrensanweisungen (VA) werden die Abläufe durch Dokumente wie Arbeitsanweisungen (AA), Formblätter (FB), Checklisten (CL) und weitere Hilfsmittel präzisiert.
Mitgeltende Unterlagen, sind die Dokumente, deren Anwendung zwingend ist.
Hilfsdokumente, sind die von der FUWE GmbH erstellten Dokumente, deren Anwendung nicht gefordert ist, aber dem Mitarbeiter die Arbeit erleichtern soll.
Werden Dokumente überarbeitet oder neu erstellt, gehen die Entwürfe des Mitarbeiters an den Leiter Verwaltungsorganisation. Anschließend überprüft der Qualitätsmanagementbeauftragte, ob das Dokument mit dem Qualitätsmanagementsystem vereinbar ist und gibt es zur Freigabe an die Geschäftsleitung weiter. Das Dokument wird über Internet, Intranet oder Einbindung in OrbisPro eingepflegt und damit den Mitarbeitern zur Nutzung freigegeben.
Geänderte, neu erstellte, aber auch gestrichene Dokumente werden in den Ordner QM-Dokumentation archiviert und über die Speicheroption "Version" elektronisch gekennzeichnet.
Externe Dokumente werden wie interne Dokumente gelenkt, verantwortlich dafür wie auch für die ständige Aktualisierung der externen Dokumente ist der Leiter der Verwaltungsorganisation.